Je planning wordt automatisch bewaard
In de nieuwe planning hoef je niets meer op te slaan. Alles wat je doet — teams samenstellen, afspraken inplannen, tijden aanpassen — wordt automatisch en continu bewaard. Je ziet kort Bezig met opslaan… en daarna Opgeslagen. Er is dus geen Opslaan-knop.
Belangrijk: automatisch opslaan betekent niet dat medewerkers en klanten je wijzigingen meteen zien. Je kunt rustig je hele planning opbouwen. Pas wanneer je een dag publiceert, wordt de planning zichtbaar voor je medewerkers en gaan de klant-e-mails uit.
Dag publiceren
Rechtsboven in de planning staat de knop Dag publiceren. Zolang je niet publiceert, blijft je werk alleen voor jou en je mede-planners zichtbaar. Pas na publiceren:
zien je medewerkers de planning in hun app;
gaan de klant-e-mails die je hebt aangevinkt eruit.
Zo bepaal jij zelf het moment waarop een dag definitief is — bijvoorbeeld pas als je de hele dag rond hebt.
Wat het publiceer-overzicht toont
Als je op Dag publiceren klikt, verschijnt eerst een overzicht zodat je precies ziet wat er gaat gebeuren. Het overzicht toont:
de nieuwe afspraken die je hebt ingepland;
de verplaatste afspraken waarvan je de tijd hebt gewijzigd;
hoeveel klantberichten er klaarstaan om te versturen.
Zo controleer je rustig of alles klopt voordat de planning naar buiten gaat.
Waarschuwing bij een afwezige medewerker
Staat er iemand ingepland die op die dag ziek is of verlof heeft, dan zie je dat in het publiceer-overzicht: "Let op! De volgende ingeplande medewerkers zijn ziek of met verlof:", met daaronder om wie het gaat.
Het houdt je niet tegen — je kunt gewoon publiceren. Het is bedoeld als laatste controle, zodat je niet ontdekt dat er iemand ontbreekt op het moment dat de ploeg al onderweg is.
Zelf bepalen welke e-mails de klant krijgt
In het publiceer-overzicht kies je per e-mail of je deze wel of niet verstuurt. E-mails worden klaargezet wanneer:
je een nieuwe afspraak hebt ingepland;
je de tijd van een afspraak hebt gewijzigd.
Er wordt geen e-mail klaargezet als je alleen het team wijzigt — de klant merkt daar niets van.
Voorbeelden van wanneer dit handig is:
Je verplaatst een afspraak om je planning te optimaliseren, maar de klanttijd verandert niet — dan hoeft de klant geen e-mail te krijgen.
Je hebt telefonisch al contact gehad met een klant over een wijziging — een extra e-mail is dan overbodig.
Een dag in het verleden publiceren
Ook een dag die al voorbij is kun je publiceren, bijvoorbeeld om achteraf vast te leggen hoe de dag werkelijk is gelopen. Er gaan dan geen klant-e-mails uit: die afspraken zijn immers al geweest.
Je ziet dat ook staan voordat je publiceert: "De planning voor deze datum ligt in het verleden. Je kunt deze publiceren om de werkelijkheid vast te leggen, maar er worden geen e-mails naar klanten verstuurd."
Ongepubliceerde wijzigingen
Zolang er nog wijzigingen zijn die je nog niet hebt gepubliceerd, zie je de melding Ongepubliceerde wijzigingen. Dat is je herinnering: je werk is wel automatisch opgeslagen, maar je medewerkers en klanten zien het pas nadat je de dag publiceert.
Haal je een team van een afspraak af die al gepubliceerd was, dan telt dat ook als een wijziging die nog gepubliceerd moet worden — je ziet dan ingetrokken ploegen in het overzicht. Dat is belangrijk: zolang je niet opnieuw publiceert, blijft die ploeg de afspraak in hun app zien. Voor een ingetrokken ploeg gaat er geen e-mail naar de klant.
De melding verdwijnt zodra je de dag hebt gepubliceerd en er geen openstaande wijzigingen meer zijn.
Werken jullie met meerdere planners
Werkt een collega op hetzelfde moment in dezelfde dag, dan krijg je een conflictwaarschuwing. Zo voorkomen jullie dat je elkaars werk per ongeluk overschrijft. Stem in dat geval even af wie de dag afmaakt en publiceert.
Meer lezen
Meer over de nieuwe planning: