In de nieuwe planning hoef je niets meer op te slaan. Alles wat je doet — teams samenstellen, afspraken inplannen, tijden aanpassen — wordt automatisch en continu bewaard. Je ziet kort Bezig met opslaan… en daarna Opgeslagen. Er is dus geen Opslaan-knop.

Belangrijk: automatisch opslaan betekent niet dat medewerkers en klanten je wijzigingen meteen zien. Je kunt rustig je hele planning opbouwen. Pas wanneer je een dag publiceert, wordt de planning zichtbaar voor je medewerkers en gaan de klant-e-mails uit. Wil je niet elke dag zelf publiceren, lees dan Automatisch publiceren verderop.

Rechtsboven in de planning staat de knop Dag publiceren. Zolang je niet publiceert, blijft je werk alleen voor jou en je mede-planners zichtbaar. Pas na publiceren:

Zo bepaal jij zelf het moment waarop een dag definitief is — bijvoorbeeld pas als je de hele dag rond hebt.

Als je op Dag publiceren klikt, verschijnt eerst een overzicht zodat je precies ziet wat er gaat gebeuren. Het overzicht toont:

Zo controleer je rustig of alles klopt voordat de planning naar buiten gaat.

Staat er iemand ingepland die op die dag ziek is of verlof heeft, dan zie je dat in het publiceer-overzicht: "Let op! De volgende ingeplande medewerkers zijn ziek of met verlof:", met daaronder om wie het gaat.

Het houdt je niet tegen — je kunt gewoon publiceren. Het is bedoeld als laatste controle, zodat je niet ontdekt dat er iemand ontbreekt op het moment dat de ploeg al onderweg is.

In het publiceer-overzicht kies je per e-mail of je deze wel of niet verstuurt. E-mails worden klaargezet wanneer:

Er wordt geen e-mail klaargezet als je alleen het team wijzigt — de klant merkt daar niets van.

Voorbeelden van wanneer dit handig is:

Ook een dag die al voorbij is kun je publiceren, bijvoorbeeld om achteraf vast te leggen hoe de dag werkelijk is gelopen. Er gaan dan geen klant-e-mails uit: die afspraken zijn immers al geweest.

Je ziet dat ook staan voordat je publiceert: "De planning voor deze datum ligt in het verleden. Je kunt deze publiceren om de werkelijkheid vast te leggen, maar er worden geen e-mails naar klanten verstuurd."

Zolang er nog wijzigingen zijn die je nog niet hebt gepubliceerd, zie je de melding Ongepubliceerde wijzigingen. Dat is je herinnering: je werk is wel automatisch opgeslagen, maar je medewerkers en klanten zien het pas nadat je de dag publiceert.

Haal je een team van een afspraak af die al gepubliceerd was, dan telt dat ook als een wijziging die nog gepubliceerd moet worden — je ziet dan ingetrokken ploegen in het overzicht. Dat is belangrijk: zolang je niet opnieuw publiceert, blijft die ploeg de afspraak in hun app zien. Voor een ingetrokken ploeg gaat er geen e-mail naar de klant.

De melding verdwijnt zodra je de dag hebt gepubliceerd en er geen openstaande wijzigingen meer zijn.

Wil je niet elke dag zelf publiceren, dan laat je Bas het doen. Ga naar Instellingen, tabblad 'Configuratie', en kies 'planning'. Onder 'Planning' zet je 'Planning automatisch publiceren' aan.

Bas vraagt eerst of je het zeker weet. In dat venster zie je ook wanneer je medewerkers een gepubliceerde dag in de app zien: een aantal werkdagen van tevoren, vanaf een vast tijdstip. Dat volgt de instellingen van de medewerker-app.

Let op: zodra je 'Bevestigen' kiest, worden ook alle dagen met wijzigingen die nog niet gepubliceerd zijn meteen gepubliceerd, ook dagen in het verleden.

De instelling heet nu 'Planning wordt automatisch gepubliceerd'. Op het planbord merk je dit:

Wil je klanten wel per afspraak een bericht kunnen sturen, laat automatisch publiceren dan uit en publiceer zelf met 'Dag publiceren'.

Zet je de instelling weer uit, dan komt de knop 'Dag publiceren' meteen terug en publiceer je elke dag weer zelf. Bij het publiceren kun je klanten dan weer een bericht sturen.

Werkt een collega op hetzelfde moment in dezelfde dag, dan krijg je een conflictwaarschuwing. Zo voorkomen jullie dat je elkaars werk per ongeluk overschrijft. Stem in dat geval even af wie de dag afmaakt en publiceert.

Meer over de nieuwe planning: