Werken met teams
In de nieuwe planning werk je met teams. Een team is een groep medewerkers met een voertuig die samen de klussen van de dag uitvoeren.
Er zijn twee soorten teams:
Losse dagteams — teams die je per dag zelf samenstelt. Ze krijgen automatisch een naam: Team 1, Team 2, enzovoort. De volgende dag begin je weer met een schone planning.
Vaste teams — teams die volgens een vast patroon terugkomen op de werkdagen die je hebt ingesteld. Een vast team stel je niet elke dag opnieuw samen; het staat er gewoon al.
Je kunt zoveel teams aanmaken als je nodig hebt.
Een team aanmaken
Klik op de knop "+ nieuw team"om een nieuw team toe te voegen. Er verschijnt een leeg team waar je medewerkers en een voertuig naartoe kunt slepen.
Een team verwijderen
Een team verwijderen kan alleen als er geen afspraken aan gekoppeld zijn. Zijn er nog afspraken ingepland bij het team? Sleep deze dan eerst terug naar het afsprakenpaneel of naar een ander team.
Vaste teams
Een vast team is een team dat steeds terugkomt op de werkdagen die je hebt ingesteld. Je hoeft het niet elke dag opnieuw op te bouwen.
Een vast team heeft een eigen beheerpagina. Daar regel je de samenstelling, de werkdagen en het voertuig.
Je maakt een vast team aan via een wizard die je stap voor stap door de instellingen leidt.
Het team verschijnt automatisch op de werkdagen die je hebt ingesteld.
Pas je op het bord iets aan bij een vast team — bijvoorbeeld een medewerker erbij of eraf — dan verschijnt de melding: "Dit is een vast team. Je past het team alleen voor vandaag aan." Met de link "Vaste team beheren" ga je naar de beheerpagina voor structurele wijzigingen die op alle werkdagen gelden.
Een uitgebreide uitleg over het aanmaken en beheren van vaste teams vind je in het aparte artikel Vaste teams.
Medewerkers en voertuigen
Bovenin het scherm staat de resourcebalk. Hier vind je alle beschikbare medewerkers en voertuigen voor de geselecteerde dag.
Medewerkers staan gegroepeerd op contracttype:
Vast contract — medewerkers in vaste dienst
Variabel — medewerkers met een flexibel contract
Inhuur — ingehuurde krachten
Niet beschikbaar — medewerkers die ziek zijn, verlof hebben of om een andere reden niet beschikbaar zijn
Bij elke medewerker zie je de beschikbare uren voor die dag. Dit is het aantal werkuren minus eventuele afwezigheid.
Voertuigen staan links in de resourcebalk, gegroepeerd op type.
Je kunt zoeken in de resourcebalk door een naam in te typen. Medewerkers of voertuigen die niet overeenkomen worden tijdelijk verborgen.
Medewerkers toevoegen aan een team
Sleep een medewerker vanuit de resourcebalk naar een team. De medewerker verdwijnt uit de resourcebalk en verschijnt op het team.
Bij het slepen kies je een rol voor de medewerker: voorman, verhuizer, handyman, enzovoort. Welke rollen beschikbaar zijn hangt af van het type afspraak dat aan het team gekoppeld is. Bij een taxatieafspraak is dat bijvoorbeeld een taxateur.
Extra inzet en teamlid
Een medewerker kun je op twee manieren aan het werk zetten:
Extra inzet — de medewerker is gekoppeld aan één specifieke afspraak. Hij helpt alleen bij die ene klus en staat verder niet vast op het team.
Teamlid — de medewerker staat vast op het team en doet alle klussen van dat team voor die dag mee.
Sleep je een medewerker die bij 'Niet beschikbaar' staat naar een team, dan krijg je een waarschuwing. Je kunt de medewerker alsnog inplannen — de planning blokkeert niet.
Medewerkers verwijderen van een team
Sleep een medewerker vanuit het team terug naar de resourcebalk. De medewerker verschijnt weer bij de juiste groep in de resourcebalk.
Voertuigen toevoegen aan een team
Sleep een voertuig vanuit de resourcebalk naar een team. Elk team heeft plek voor maximaal twee voertuigen:
1 verhuiswagen (of busje, vrachtwagen, etc.)
Optioneel 1 verhuislift of aanhanger
Een voertuig is altijd gekoppeld aan het team, niet aan een afspraak. Verplaats je een afspraak naar een ander team, dan gaat het voertuig niet mee.
Voertuigen verwijderen van een team
Sleep een voertuig vanuit het team terug naar de resourcebalk. Het voertuig wordt losgekoppeld van alle afspraken van dat team.
Rollen en rolbehoefte
Elke afspraak heeft een rolbehoefte: welke rollen zijn er nodig om de klus uit te voeren? Denk aan een voorman, verhuizers, een handyman of een inpakker. Als je een afspraak aan een team koppelt, zie je bij het team welke rollen er nog ingevuld moeten worden.
De rolbehoefte wordt automatisch berekend op basis van de afspraken die aan het team gekoppeld zijn. Heeft een team meerdere afspraken die niet tegelijk plaatsvinden, dan toont het team het maximum aantal rollen dat op enig moment nodig is.
De bezettingscirkel
Bij elke medewerker op een team zie je een gekleurde cirkel om de foto. Deze laat zien hoeveel van de beschikbare uren van die medewerker al ingepland zijn:
Blauw — de medewerker heeft nog ruimte in de planning
Groen — de medewerker zit goed vol voor de dag
Rood — de medewerker is meer ingepland dan de beschikbare uren
De cirkel wordt bij elke wijziging direct bijgewerkt: als je een afspraak toevoegt, verplaatst of de tijden aanpast. Zo zie je altijd of een medewerker te veel of te weinig ingepland is.
De planning blokkeert niet bij een rode cirkel — jij bepaalt altijd zelf of de bezetting past.
Meer lezen
Meer over de nieuwe planning: