Met de vernieuwde planning werk je sneller en overzichtelijker dan ooit. Dankzij de nieuwe layout heb je direct beter inzicht in de planning, kun je eenvoudiger schuiven voor de optimale bezetting, zie je reistijden meteen terug en plan je voortaan met teams. Zo wordt plannen niet alleen duidelijker, maar ook een stuk efficiënter.

Op deze pagina leggen we uit wat er nieuw is en hoe het scherm is opgebouwd. In de andere artikelen in deze sectie lees je per onderdeel hoe het werkt.

Je plant nog steeds met drag & drop — dat werkt zoals je gewend bent. Wat er veranderd is, is hoe je planning is georganiseerd, welke informatie je direct in beeld hebt, en hoeveel controle je hebt over wanneer de planning naar je medewerkers en klanten gaat.

In de huidige planning wijs je medewerkers en voertuigen per afspraak toe. In de nieuwe planning stel je eerst teams samen. Een team bestaat uit medewerkers en een voertuig en eventueel een aanhanger.
​
Vervolgens koppel je afspraken aan een team. Het voordeel: je bouwt je ploegen één keer op en plant daar de hele dag mee.

De huidige planning toont de dag als een verticaal rooster met uren van boven naar onder. De nieuwe planning draait dit om: teams staan links, en de tijd loopt van links naar rechts. Zo zie je per team wat er die dag gepland staat en in welke volgorde, je kunt meerdere afspraken achter elkaar zien, je ziet de reistijden, en zo weet je precies of je dag goed gepland is en of je medewerkers efficiënt ingezet worden.

Afspraken die nog ingepland moeten worden staan in een apart paneel aan de rechterkant. Je sleept ze vandaaruit naar de tijdlijn van een team. In de huidige planning staan afspraken al in het rooster.
​

Bij elke medewerker op een team zie je een gekleurde cirkel om de foto. Deze laat zien hoeveel van de beschikbare uren van die medewerker al ingepland zijn:

De cirkel wordt bij elke wijziging direct bijgewerkt. Zo zie je in één oogopslag of je een medewerker te veel of te weinig inplant. De planning blokkeert niet bij rood — net als nu bepaal jij altijd zelf of de bezetting past.
​

In de nieuwe planning worden reistijden automatisch berekend en getoond op de tijdlijn. Als je meerdere afspraken achter elkaar plant bij een team, worden de reistijden aangepast aan de werkelijke route: van de loods naar de eerste klus, van de eerste klus naar de tweede klus, en van de laatste klus terug naar de loods.

In de huidige planning wordt de reistijd per afspraak berekend, altijd van en naar de loods. Bij meerdere afspraken op een dag kloppen de reistijden daardoor niet altijd. In de nieuwe planning heb je altijd de juiste reistijden in beeld.
​

Heb je teams die elke week dezelfde mensen en hetzelfde voertuig hebben? Dan stel je die één keer in als vast team.
​
Een vast team komt automatisch terug op de werkdagen die je instelt, zodat je het niet elke dag opnieuw hoeft samen te stellen. Op het bord zie je een vast team meteen terug; pas je er op de dag iets aan, dan geldt dat alleen voor die dag. In het artikel Teams, voertuigen en medewerkers lees je hoe je vaste teams aanmaakt en beheert.

Sommige afspraken komen volgens een vast patroon terug, bijvoorbeeld elke week op dezelfde dag. Zulke herhalende afspraken hoef je niet steeds opnieuw in te plannen. Pas je een herhalende afspraak op het bord aan, dan verandert standaard alleen die ene dag — de rest van de reeks blijft staan. Wil je de hele reeks aanpassen, dan kies je daar zelf voor. In het artikel Herhalende afspraken lees je precies hoe dit werkt.

In de nieuwe planning hoef je niet meer op een opslaan-knop te klikken. Elke wijziging die je maakt wordt automatisch bewaard. Boven in het scherm zie je de status: "Bezig met opslaan…" en daarna "Opgeslagen". Je kunt dus rustig doorwerken zonder bang te zijn dat er iets verloren gaat.

In de huidige planning worden e-mails naar klanten automatisch verstuurd bij elke wijziging. Verplaats je een afspraak of wijzig je een tijd, dan krijgt de klant direct een e-mail — ook als je nog bezig bent met plannen.

In de nieuwe planning werkt dit anders. Je bouwt eerst je hele planning op zonder dat er iets naar buiten gaat. Pas wanneer je de dag publiceert (zie hieronder), krijg je een overzicht van alle e-mails die klaarstaan. E-mails worden klaargezet bij nieuwe afspraken en bij gewijzigde tijden — niet bij teamwijzigingen. Per e-mail kies je of je deze wel of niet verstuurt. Zo voorkom je dat klanten onnodige berichten ontvangen terwijl je nog aan het plannen bent, en heb je volledige controle over de communicatie met je klant.

De knop "Dag publiceren" rechtsboven en het publiceer-overzicht met de e-mails. Nieuwe schermafbeelding maken en hier plaatsen vóór publicatie.

Omdat je planning automatisch wordt bewaard maar nog niet meteen naar buiten gaat, is er een aparte stap: Dag publiceren. Met de knop rechtsboven publiceer je de dag. Je krijgt eerst een overzicht te zien van de nieuwe en verplaatste afspraken en hoeveel klantberichten er klaarstaan. Pas ná het publiceren zien je medewerkers de planning in hun app en gaan de gekozen e-mails naar de klant.

Zolang er nog niet-gepubliceerde wijzigingen zijn, zie je daar een melding van. Werkt een collega tegelijk in dezelfde dag, dan krijg je een waarschuwing zodat jullie elkaars werk niet overschrijven. In het artikel Planning bevestigen en e-mails versturen lees je hier meer over.

Heb je bij een grote klus hulp nodig van een ander team? Houd Shift ingedrukt en sleep de afspraak naar een ander team. Dat team wordt dan als extra team gekoppeld aan de afspraak, in plaats van dat de afspraak verplaatst wordt. Zo werk je met meerdere teams aan dezelfde klus.

De nieuwe planning toont één dag tegelijk. Heb je vaste teams ingesteld, dan staan die er al klaar voor die dag. Voor de rest stel je losse dagteams samen. Ga je naar een dag zonder vaste teams en zonder planning, dan begin je met lege teams.

Alle beschikbare medewerkers en voertuigen voor de dag. Medewerkers staan gegroepeerd: vast contract, variabel en inhuur. Voertuigen staan links. Bij elke medewerker zie je de beschikbare uren. Medewerkers die ziek zijn of verlof hebben staan bij 'Niet beschikbaar'. Zodra je iemand naar een team sleept, verdwijnt die persoon uit de balk. Zo zie je altijd wie er nog beschikbaar is.

Links staan de teams, in het midden loopt de tijdlijn. Je sleept afspraken vanuit het afsprakenpaneel naar de tijdlijn van een team. Per medewerker op het team zie je de bezettingscirkel. Reistijden worden automatisch getoond tussen de afspraken.
​

Alle afspraken die nog ingepland moeten worden. Per afspraak zie je de klantnaam, het adres, het type afspraak en hoeveel medewerkers er nodig zijn. Je kunt zoeken en filteren. Zodra je een afspraak naar de tijdlijn sleept, verdwijnt deze uit het paneel. Sleep je een afspraak terug naar het paneel, dan is deze weer ongepland.

Klik op een team of op een afspraak in de tijdlijn om het detailscherm te openen. Hier zie je alle informatie over het team (wie is ingezet, welke rol, etc.) of over de afspraak (beschrijving, data, etc.). Je wijzigingen in het detailscherm worden automatisch bewaard.

Meer over de nieuwe planning: