Start met uren registreren
De medewerker start het proces met de knop 'uren registreren' in de app.
Uren registreren door de medewerker
De medewerker wordt in een paar snelle stappen begeleidt door het registreren van de uren:
De app komt hierna met een voorstel voor de dag die geregistreerd moet worden. Dit is een dag waar nog geen uren zijn geregistreerd, maar waar de medewerker wel zou moeten werken volgens zijn contract of volgens zijn planning.
Als de medewerker doorklikt op de dag doet de app een voorstel voor de te registeren uren, te beginnen met de starttijd en eindtijd van de gekozen werkdag.
In de volgende stap doet de app een voorstel voor de gewerkte uren en pauze. Dit wordt gedaan op basis van de planning en eventueel door de uren die door de voorman zijn geregistreerd.
Als er gaten in de planning vallen, kan de medewerker deze uren aanvullen totdat de dag geregistreerd is. (De urenregistratie moet sluitend zijn, een dag kan niet worden geregistreerd als deze niet compleet is).
In het kort: als een medewerker ingepland is, dan is het voor de medewerker een kwestie van de uren even controleren en doorzetten.
Actie voor de medewerker
Stap 1: de medewerker kiest voor uren registreren op het startscherm van de app. De app komt dan met een voorstel voor de te registreren dag. De medewerker kan onder 'Uren registreren' eventueel een andere dag kiezen.
De medewerker controleert of het voorstel voor de starttijd en eindtijd correct is. Als dit voorstel niet correct is, dan kan de medewerker deze tijden direct aanpassen.
---
Stap 2: voorstel voor gewerkte uren en pauze controleren. Als de app op basis van de planning en instellingen de juiste uren heeft voorgesteld, dan klikt de medewerker door.
Als er uren missen in het voorstel, dan kan de medewerker zelf uren toevoegen met de knop 'ontbrekende uren toevoegen', hierna kan de medewerker aangeven welke soort uren hij heeft gewerkt: binnendienst of buitendienst. Een medewerker kan hier ook de pauze registreren.
Stap 3 afronden.
De medewerker klikt op het vinkje en de uren zijn geregistreerd, de backoffice ziet de geregistreerde uren en kan deze inzien, aanpassen, accorderen of afkeuren.
Overzicht dagen
De medewerker ziet voor welke dagen al uren zijn geregistreerd en eventueel geaccordeerd (het groene vinkje). Dagen waar nog uren voor geregistreerd moeten worden zijn grijs gekleurd. Door op een dag te klikken kan de medewerker uren registreren.
Afgekeurde registratie
Als een registratie is afgekeurd, dan ziet de medewerker een rood kruis, hier moet de medewerker een aanpassing doen. De medewerker klikt dan op de dag en kan opnieuw uren registreren.
Dagen die niet geregistreerd hoeven te worden
Als een medewerker een verlofdag heeft of is geregistreerd als ziek, dan hoeft de medewerker daar geen uren voor te registreren. De app geeft daar een melding van.
Wat mag de medewerker registreren?
De medewerker kan geen uren registreren voor dagen in de toekomst. De medewerker kan maximaal 8 uur vooruit registreren, praktisch gezien kan de medewerker aan het begin van de werkdag de hele werkdag registreren.
Verwerking geregistreerde uren
Nadat de uren zijn geregistreerd, kunnen deze in de backoffice worden gecontroleerd en eventueel aangepast.