Met de nieuwe urenregistratie maken we het registreren en verwerken van uren nog eenvoudiger en sneller.
Urenregistratie
Je vindt de nieuwe urenregistratie onder HRM en dan naar 'uren tijdlijn'. In dit scherm zie je alle medewerkers en alle uren die geregistreerd zijn.
Inleiding: een sluitende urenregistratie
Om tot een correcte en sluitende urenregistratie te komen, moet je:
Voor alle medewerkers met een vast contract het aantal contracturen per week registreren en goedkeuren. Per dag registreer je het aantal gewerkte uren en verlof en ziekte.
Voor alle variabele medewerkers registreer je het aantal uren dat zij gewerkt hebben.
Je registreert ook altijd het aantal pauzeminuten
Als je van alle medewerkers de uren hebt geregistreerd en goedgekeurd, dan ben je klaar voor die dag.
Medewerkers
In het overzicht vind je alle medewerkers waarvoor op de geselecteerde dag uren moeten worden geregistreerd. Dit zijn:
alle medewerkers die zelf uren hebben geregistreerd
alle medewerkers die ingepland zijn
alle medewerker die zijn geregistreerd als ziek of met verlof
alle medewerkers die een vast contract hebben en zouden moeten werken volgens hun werkrooster
alle medewerkers die 'sporadisch beschikbaar' zijn gemaakt
Van de medewerkers zie je naam, contracttype en aantal uren per dag dat zij beschikbaar zijn.
Mis je een medewerker in het overzicht?
Dan is deze medewerker volgens de informatie in Bas die dag niet aan het werk en hoef je voor deze medewerker geen uren te registeren. Je kunt dit aanpassen door de medewerker beschikbaar te maken voor de betreffende dag, of deze in te plannen, het contract aan te passen of door het werkrooster aan te vullen.
Zelf uren registreren, bewerken en goedkeuren
Je kunt per medewerker zelf uren registreren. Dit doe je door in de tijdlijn te klikken bij de medewerker. Hierna krijg je een pop-up waarin je:
kiest om uren te registreren voor een afspraak of voor binnendienst, buitendienst, ziekte of verlof of pauze
de tijdstippen voor het urenblok kiest (starttijd en eindtijd)
Als je de uren van een medewerker hebt ingevoerd, kun je deze goedkeuren. Dit kun je doen per urenblok of voor de hele dag.
Als je met de cursor over het urenblok zweeft, zie je de verschillende opties:
bewerken (potlood)
goedkeuren (vinkje)
afkeuren (kruisje)
Verschillende statussen van een urenblok
Je ziet de status van een urenblok op basis van de kleur van het blok:
Lichtgrijs: voorstel urenblok op basis van planning, werkrooster of contract
Wit: geregistreerde uren
Groen: goedgekerede uren
Urenblok bewerken
Na klikken op het potloodje kun je de geregistreerde uren aanpassen. Ook hier kies je weer voor:
uren registreren voor een afspraak of voor binnendienst, buitendienst, ziekte of verlof of pauze
de tijdstippen voor het urenblok kiest (starttijd en eindtijd)
AI Voorstel op basis van planning of geregistreerde uren
Om het registreren van uren makkelijker te maken, wordt in de backoffice voor elke medewerker die zou moeten werken een voorstel klaargezet op basis van gegevens die beschikbaar zijn.
Als een medewerker bijvoorbeeld voor een afspraak gepland is, dan worden de tijden van de afspraak automatisch overgenomen, en ook de pauze wordt automatisch toegevoegd. Hieronder zie je het overzicht met het voorstel voor de uren op basis van de planning:
De voorstellen voor de verschillende situaties
Voor alle situaties worden verschillende voorstellen gedaan, op basis van de gegevens die beschikbaar zijn, in de volgende volgorde:
Er zijn voorman uren voor de medewerker geschreven
Als een medewerker is ingepland en er zijn door de voorman uren geschreven, dan worden deze overgenomen.
Als de voorman niet voldoende uren geschreven dan worden deze aangevuld op basis van de regels die je zelf hebt ingesteld.
De medewerker heeft zelf uren geschreven
Als een medewerker zelf uren heeft geschreven via de app, dan worden deze getoond. Je hoeft deze uren dan alleen te controleren, eventueel aan te passen en dan goed te keuren.
Als een medewerker niet voldoende uren geschreven dan worden deze aangevuld op basis van de regels die je zelf hebt ingesteld.
Aanvullen uren en invoegen pauze
Als er niet voldoende uren in het voorstel staan, dan worden deze aangevuld op basis van de regels die je zelf hebt ingesteld. Heb je bijvoorbeeld ingesteld dat voor medewerkers met alleen backoffice vaardigheden alle uren te werken uren mogen worden aangevuld met 'uren binnendienst', dan wordt dit in het voorstel opgenomen
Als er geen pauze is ingepland of geregistreerd, dan wordt deze in het voorstel opgenomen. De lengte van de pauze op basis van het aantal gewerkte uren wordt in de basis in het midden van de werkdag geplaatst.
AI Voorstel op basis van contract, werkrooster en openingstijden
Medewerker heeft werktijden in zijn profiel
Als een medewerker een vast contract heeft en werktijden in zijn profiel heeft, dan wordt hiervan de starttijd overgenomen en aangevuld met het aantal uur dat de medewerker zou moeten werken volgens het contract
Medewerker heeft een ingevuld werkrooster
Als een medewerker een ingevuld werkrooster heeft, dan wordt er op basis van de openingstijden van het bedrijf en het aantal werkuren een voorstel gedaan
Medewerker heeft een vast contract
Als een medewerker een vast contract heeft met 40 uur en 5 dagen, dan wordt er op basis van de openingstijden van het bedrijf en het aantal werkuren per dag een voorstel gedaan
Invoegen pauze
Ook als er geen uren zijn geschreven en er geen planning is, dan wordt de verplichte pauze in het voorstel opgenomen.
Ziekte en verlof
Is er voor een medewerker ziekte of verlof geregistreerd, dan wordt dit in de urenregistratie getoond.
Hele dag ziek of vrij
Als voor een medewerker de hele dag ziekte of met verlof is geregistreerd via HRM of via de planning, dan wordt dit in de uren registratie getoond als een urenblok voor de hele dag. Deze is al goedgekeurd en je hoeft hier niets meer aan te veranderen.
Als de ziekmelding niet correct is geregistreerd, dan kun je deze via de urenregistratie als ziekmelding of als verlof toevoegen. De uren worden direct geregistreerd, het verlof en de ziekte zijn ook via verlofaanvragen en ziekte inzichtelijk.
Gedeelte van de dag ziek of vrij
Als een medewerker een gedeelte van de dag met verlof is of ziek, dan kun zie je dat terug in de urenregistratie. Je hoeft aan deze registratie niets te doen, de uren zijn via de ziekmelding of de verlofaanvraag direct geregistreerd en geaccordeerd.
Als de ziekte of het verlof niet is geregistreerd, dan kun je deze toevoegen via de urenregistratie. Ook hier wordt er een ziekmelding of een verlofaanvraag aangemaakt die terug is te vinden bij de gegevens van de medewerker en bij verlofaanvragen en ziekte.
Feestdagverlof
Als een medewerker met een vast contract normaal zou werken op een weekdag, maar de betreffende dag is een feestdag (doordeweeks volgens werkrooster), dan krijgt een medewerker standaard feestdagverlof.
Als een medewerker wel gepland is dan wordt het behandeld als een normale afspraak. (Bij de CAO wordt de feestdagtoeslag berekend).
Urenregistratie aanpassen naar jouw behoefte
Lees meer over de werking van het voorstel dat voor je klaar gezet wordt in de urenregistratie in AI voorstel voor de urenregistratie