Je kunt de koppeling met Exact Online zelf opzetten. Wat je nodig hebt:
een exact online omgeving
een exact online account met voldoende rechten
inzicht in de grootboekrekeningen waarmee je vanuit Bas wilt koppelen
omzetgroepen in Bas, zodat je deze kunt koppelen aan grootboekrekeningen
Koppeling activeren
Je gaat naar 'Instellingen' en dan naar 'Koppelingen'. Klik hier op 'Koppeling activeren'.
Exact online koppelen
Klik in dit scherm op 'koppelen'. Je wordt dan vanzelf naar Exact Online doorgelinkt. In Exact Online wordt de afhandeling van het koppelen gedaan. Na het aanmaken van de koppeling keer je terug naar Bas om hier de omzetgroepen aan de gewenste grootboekrekeningen te koppelen.
Inloggen op Exact Online
Je logt in op jouw Exact Online omgeving. Je kunt dit doen met je eigen account of je maakt hier een nieuw account voor aan als je dit prettiger vindt.
Je moet bij dit account de volgende permissies activeren:
CRM | Accounts beheren | Om klanten in Exact Online aan te kunnen maken vanuit Bas |
Sales | Invoices beheren | Om facturen aan te kunnen maken |
Purchase | Invoices beheren | Om inkoopfacturen in te kunnen lezen in Bas, de kosten kunnen gekoppeld worden aan dossiers zodat hier de opbrengst in Bas kan worden bepaald |
HRM | Employees beheren | Hiermee kunnen (in de toekomst) medewerkers aangemaakt worden (in verband met verloning) |
| Payroll beheren | Hiermee kunnen (in de toekomst) verloning gegevens ingeschoten worden |
Financial | Currencies lezen | Voor verwerking van facturen in de juiste valuta |
| Costcenters beheren | Om kostenplaatsen uit te kunnen lezen, zodat inkoopfacturen als kostenpost ingelezen kunnen worden |
| Generallegers lezen | Om bestaande grootboekrekeningen uit te kunnen lezen en deze koppelbaar te maken in Bas |
| Accounting beheren | Voor het aanmaken van facturen |
| Receivables beheren | Toegang tot openstaande posten om zo de betaalstatus van facturen op te halen |
| Payables beheren | Voor verwerking van inkoopfacturen |
Organization | Administration beheren | Om de juiste administratie te kunnen selecteren |
| Documents: beheren | Voor het opslaan van facturen in PDF formaat |
|
|
|
Instellingen en mapping
Hierna ga je de mapping regelen. Je gaat de eerder aangemaakte omzetgroepen koppelen aan jouw grootboekrekeningen. En je gaat je BTW mappen.
Starttdatum
Dit is de datum waarop de synchronisatie tussen Bas en Exact Online wordt gestart. Kies hier de datum waarop je begint met het gebruiken van Bas voor het registreren en synchroniseren van facturen en andere boekhoudkundige gegevens. Let op: facturen of gegevens met een datum vóór deze startdatum worden niet automatisch gesynchroniseerd.
Standaard administratie
Als je in Exact Online meerdere administraties hebt (bijvoorbeeld voor verschillende BV’s of bedrijfsonderdelen), kies hier de administratie waarmee Bas moet synchroniseren. Alle facturen, klanten en andere gegevens worden standaard naar deze administratie gestuurd.
Debiteuren voorloopnummer
Gebruik dit veld als je nieuwe klanten vanuit Bas een uniek nummer wilt geven dat herkenbaar is in Exact Online. Door een voorloopnummer toe te passen (bijv. 1), kun je eenvoudig klanten herkennen die via Bas zijn aangemaakt. Als je dit nummer toevoegt, dan kun je later eenvoudig debiteuren ontdubbelen in Exact Online.
Grootboeken koppelen
Kies hoe je grootboekrekeningen uit Exact wilt koppelen aan Bas. Je kunt dit instellen: Per btw-code – handig als je omzet wilt splitsen op basis van het btw-percentage of per omzetgroep – handig als je werkt met verschillende soorten omzetcategorieën (bijv. transport, opslag, montage).
Kostenplaatsen koppelen
Kies hier om deze te koppelen aan een omzetgroep in Bas of kies voor niet.
Standaard grootboekrekening
Indien een factuur geen specifieke koppeling via btw-code of omzetgroep heeft, wordt deze geboekt op deze standaard grootboekrekening. Let op: deze rekening moet van het type “Omzet” zijn in Exact Online.
Korting grootboekrekening
Als je kortingen op facturen apart wilt boeken, kun je hier een grootboekrekening voor kortingen instellen. Bijvoorbeeld: “8090 – Kortingen omzet”. Als dit veld leeg blijft, wordt de korting verwerkt binnen de normale omzetregels. Als je in een franchise werkt zoals Topmovers en je werkt met afdracht per dossier, dan kun je dit veld ook gebruiken om de hoogte van de afdracht te administreren.
Verkoopdagboek
Selecteer hier het verkoopdagboek in Exact Online waarin verkoopfacturen vanuit Bas geboekt worden. Standaard is dit vaak iets als “Verkoopboek” of “VHB”. Let op dat dit dagboek actief is en beschikbaar binnen de geselecteerde administratie.
Factuurnummer als boekstuknummer insturen
Als je deze optie inschakelt, wordt het factuurnummer uit Bas ook gebruikt als boekstuknummer in Exact Online. Dit maakt het eenvoudiger om facturen in beide systemen te herkennen en terug te vinden. Zet deze optie aan, anders zijn factuurnummers in Bas en Exact niet eenvoudig te matchen, wat het lastig maakt als je een factuur wilt opzoeken in beide systemen.
Grootboekrekening koppelen
Koppel hier de omzetgroepen die je in Bas hebt aangemaakt aan de grootboekrekeningen zoals deze uit Exact Online zijn uitgelezen.
BTW codes koppelen
Koppel hier de BTW percentages die via de pakketten zijn aangemaakt aan de juiste BTW code in Exact Online.
Inkoopkosten koppelen
Koppel hier de type kosten in Bas aan de juiste grootboekrekening in Exact Online. Hiermee kunnen kosten worden gekoppeld aan een dossier, om zo de werkelijke opbrengsten van een dossier te kunnen bepalen.
Optioneel: als je gebruik maakt van 'inkoopfacturen'
Maak kostenplaats per project voor verkoopfacturen
Hiermee kun je per dossier automatisch een kostenplaats laten aanmaken. Zo kun je per dossier de kosten opvoeren om later te bepalen welke kosten en opbrengsten aan het dossier gerelateerd zijn aan het dossier.
Importeer inkooporders per project als kosten
Hiermee kun je inkooporders uit Exact die gekoppeld zijn aan het dossier inladen in Bas. Zo heb je in Bas overzicht over de inkoopkosten die je hebt gemaakt op het dossier.
Dagelijks gebruik van de koppeling met Exact
Lees wat je moet doen in het dagelijks gebruik van de koppeling