Als je items wil opslaan voor een klant, zonder dat hier een verhuizing aan gekoppeld is, kun je dat eenvoudig doen door een bestaande opslag aan een klant te koppelen. Je kunt dan ook direct de kosten invoeren en de facturatie regelen.
Opslag koppelen aan klant
Ga naar WMS > opslag. Kies daar voor een van de opslaghouders in de lijst onder 'opslag'. Kies een opslaghouder die 'vrij' is. Controleer of de opslag het juiste volume heeft. Kies dan voor 'opslag laden'.
Stap 1 - klant kiezen of aanmaken
Je wordt dan door alle stappen heen geleid om de opslag voor de klant te laden. Kies eerst of je de opslag in gebruik wil nemen voor een bestaande klant of een nieuwe klant. Als je kiest voor 'nieuwe klant' dan kun je direct een nieuwe klant aanmaken.
Stap 2: facturatie instellen
Stel in de tweede stap de facturatie in.
Een belangrijke keuze is of je op basis van volume of op basis van een vast bedrag per periode wil factureren.
Factureren op basis van volume
Als je wilt facturen op het volume dat je opslaat, dan kies je voor volume. Bij het beheren van je opslag voer je dan steeds het volume in wat er op dat moment is opgeslagen.
Op de factuur wordt voor elke verandering in het volume een factuurregel aangemaakt, zo is je klant altijd op de hoogte van alle mutaties.
Factureren op basis van een vast bedrag per periode
Als je factureert op basis van een vast bedrag, dan wordt er bij de facturatie geen rekening gehouden met het volume. Het gekozen bedrag wordt periodiek gefactureerd totdat je dit bedrag aanpast.
Stap 3: invoeren regels
Hierna voeg je de items toe die geladen zijn. Optioneel is om handlingskosten toe te voegen. Na klikken op 'opslag laden' is de opslag in gebruik genomen en is de facturatie geregeld.
Factureer je op basis van volume, dan voer je hier direct het huidige volume in. Deze wordt dan bij de eerste factuur ook opgenomen.
Hierna is de opslag geladen en klaar voor facturatie en klaar voor beheer.
Facturatie opslag
De facturen worden periodiek klaargezet als concept factuur onder 'financiën'. Hier kun je de facturen controleren en verzenden.
Als je voor een klant meerdere opslaghouders inzet, wordt er 1 (verzamel)factuur voor alle opslaghouders aangemaakt.
Wil je dit niet, dan kun je een unieke factuurreferentie invoeren bij de stap facturatie. Op basis hiervan wordt dan een losse factuur aangemaakt.
Ook als de BTW afwijkt, wordt er een aparte factuur aangemaakt.
Groeperen facturen
Bij het aanmaken van facturen voor de opslag worden deze gegroepeerd. In de basis worden alle opslagen voor een klant per periode gegroepeerd, zodat je klant een overzichtelijke factuur krijgt.
Hiervan wordt in de volgende situaties afgeweken:
Gebruik je voor de klant verschillende BTW tarieven, dan worden de facturen op basis van BTW tarief gegroepeerd.
Gebruik je verschillende factuurreferenties, dan worden deze per factuurreferentie gegroepeerd.
Conceptfactuur controleren en afronden
De conceptfactuur staat klaar voor controle onder de kop 'financiën'. Je kunt de aangemaakte regels controleren. Komt de inhoud overeen met wat je verwacht, dan kun je de factuur afronden en daarna verzenden.
Wil je iets aanpassen? Dan zweef je met de muis over het veld dat je aan wilt passen, klikt op het potloodje en voert de wijziging door. Hierna kun je alsnog de factuur afronden en verzenden.
Meer over factureren
Wil je meer weten over hoe factureren werkt? Ga dan naar meer over facturen >
Beheren van de opslag
Hierna kun je veranderingen aan de opslag (laden, lossen, ruimen, verplaatsen), bijhouden via de backoffice of via de app