Inleiding
Bij 'Klant berichtgeving' bepaal je zelf de opmaak en inhoud van alle e-mails die naar klanten worden gestuurd.
Mails worden automatisch verstuurd in de verschillende stappen van het verhuisproces. Zo wordt er een mail verstuurd als je een offerte aan de klant aanbiedt. Deze bestaande mail kun je aanpassen als je dat wilt.
Je kunt ook nieuwe klant berichten aanmaken die je aan een document template koppelt. Meer hierover het artikel werkwijze.
Bij het aanpassen zijn ook specifieke functies beschikbaar zoals 'online offerte accepteren' en 'online factuur betalen'; als je deze opties wilt gebruiken kun je dit in de klant berichtgeving activeren.
Wanneer gebruik je het
Je kunt een nieuw klant bericht aanmaken als
als je een nieuw pakket hebt aangemaakt waarbij je een specifiek document template hebt aangemaakt en waarbij je ook een specifieke mail wilt versturen
Je kunt een bestaand klant bericht aanpassen als
je de inhoud van een bestaand bericht wil aanpassen
je de opmaak van een bericht wil aanpassen
als opties als 'online accepteren' of 'online betalen' wil toevoegen
je de aanhef in het bericht wilt aanpassen
je een aanpassing wil doen in de standaard tijden die met de klant worden gecommuniceerd, bijvoorbeeld een tijdsbestek in plaats van een moment van levering
je mails in een extra taal wil toevoegen
Waar vind ik het
Je vindt klantberichten onder instellingen > werkwijze > klant berichtgeving.
Je vindt hier een overzicht van alle eerder aangemaakte klantberichten. Je kunt hier ook direct een nieuw klantbericht aanmaken.
Hoe werkt het
Je kunt bestaande klant berichten aanpassen en nieuwe klantberichten aanmaken.
Kenmerken bestaand bericht aanpassen
Je kunt de kenmerken van de instellingen van een klantbericht aanpassen met het potloodje dat oplicht als je aan de rechterkant over de kenmerken beweegt met de cursor.
Wat je kunt aanpassen:
Klant bericht inschakelen/uitschakelen
Een klant bericht moet ingeschakeld om mails te kunnen versturen. Wil je een klantbericht niet meer versturen, kun je deze uitschakelen.
Antwoordadres aanpassen
Je kunt dit adres aanpassen als je wilt dat klanten op de mail kunnen reageren door naar het antwoord adres te sturen.
Standaard BCC instellen
Je kunt van elke mail een BCC laten sturen. Dit kan handig zijn als je van elke betaalde factuur
Onderwerp, opmaak en inhoud van een klantbericht aanpassen
Onderwerp ('subject') van de mail aanpassen
De naam van het klant bericht is standaard het onderwerp zoals deze door de klant wordt ontvangen. Je kunt het onderwerp van de mail per taal aanpassen door op 'onderwerp' te klikken en de tekst aan te passen.
Opmaak en inhoud van de mail aanpassen
Met de mail editor kun je de mail aanpassen. Om de editor te openen, selecteer je eerst de taal van de mail en daarna klik je op bewerken:
Hierna opent de editor:
Wat je hier kunt aanpassen:
Inhoud klant bericht aanpassen
Je kunt de tekst van de mail aanpassen door in de tekst te klikken die je wilt aanpassen:
Werken met variabelen
Er zijn verschillende variabelen beschikbaar die je kunt gebruiken; selecteer de gewenste variabele op basis van categorie; met een klik op de gewenste variabele wordt deze toegevoegd
Werken met twig codes: aanhef aanpassen, datums aanpassen en werken met tijdsbestekken
Met deze codes kun je specifieke functies maken; je moet dan wel het format van twig volgen.
Voorbeeld: je kunt de aanhef in een klant bericht aanpassen zodat deze van hoofdletters wordt voorzien, met de volgende code in combinatie met variabelen:
{% if customer.primaryContactPerson.salutation == 'heer' %} de Heer (variabele achternaam){% elseif customer.primaryContactPerson.salutation == 'mevrouw' %}
Geachte mevrouw (variabele achternaam)
{% else %}
(variabele aanhef) (variabele achternaam)
{% endif %}
Voorbeeld: je kunt aangeven dat een betaling vijf dagen na de huidige datum ontvangen moet zijn. De code hiervoor is:
{% set dateInFiveDays = "now"|date_modify("+5 days") %}{{ dateInFiveDays|date("d-m-Y") }}
Online betalen toevoegen
Door het blok 'online betalen' toe te voegen, maak je direct betalen via de mail mogelijk.
Veelgestelde vragen over klant berichtgeving
Kan ik de aanhef in mijn e-mails aanpassen?
Wordt mijn e-mail wel verstuurd?
Je kunt controleren of een klant bericht verstuurd is bij 'activiteiten' bij de klus of bij het document dat je hebt verstuurd.
Wat als de e-mail wel verstuurd is, maar niet aankomt?
Dan is de e-mail waarschijnlijk in de spam box van de klant terechtgekomen.