Inleiding
Met 'Document templates' bepaal je zelf de opmaak en inhoud van documenten die je met je klanten deelt.
Documenten zijn offertes, facturen en contracten. Deze documenten verstuur je handmatig of worden automatisch verstuurd in de verschillende stappen van het verhuisproces.
Zo wordt er bijvoorbeeld automatisch een offerte op basis van het document template in het pakket aangemaakt na een taxatie, die je verstuurt als je een offerte aan de klant aanbiedt. Het versturen gaat met het klantbericht dat je aan het document template koppelt.
Je kunt zelf nieuwe templates aanmaken of bestaande templates aanpassen. Hierbij kun je naast de opmaak en de inhoud ook specifieke kenmerken toevoegen als vervaltermijn bij een offerte, betaaltermijn bij een factuur.
Wanneer gebruik je het?
Je kunt document templates aanmaken als je een aanpassing wil doen in je proces.
Als je bijvoorbeeld voor zakelijke klanten een specifieke betaaltermijn wil instellen, dan kun je hier een pakket voor aanmaken en een document template met deze betaaltermijn er aan koppelen.
Je kunt templates aanpassen als je de betaaltermijn wil aanpassen, de opmaak van je documenten wil aanpassen of een standaard voorblad, achterblad wil toevoegen.
Waar vind ik het
Je vindt document templates onder werkwijze > document templates
Hoe werkt het
Je kunt bestaande document templates bewerken en je kunt nieuwe document templates aanmaken om te gebruiken in een nieuw pakket.
Een bestaand document template bewerken
Ga naar instellingen > werkwijze > document templates. Klik hier het document template aan dat je wilt aanpassen
Aanpassen van de kenmerken van de template
Naam
Kies een beschrijvende naam voor het template zodat je deze herkent als je de template gaat gebruiken bij de pakketten
Gekoppelde mailtemplate
Dit is het klant bericht dat wordt gebruikt om de offerte, factuur of contract te versturen naar de klant
Vervalperiode
Deze bepaalt bij offerte-templates de vervaltermijn en bij factuur-templates de verlooptermijn; let op dat je deze in het juist format invoert!Taalvarianten
Je kunt document templates aanmaken in Nederlands, Engels, Frans en Duits
Je kunt een taalvariant verwijderen door op bewerken te klikken
Je kunt een taalvariant toevoegen door op het plusje te klikken. Kies daarna de taal waarop de nieuwe, gewenste taalvariant wordt gebaseerd. Als de nieuwe taalvariant is aangemaakt, is deze beschikbaar om te bewerken. Let op: de template wordt niet automatisch vertaald!
Aanpassen van opmaak en inhoud
Je kunt de opmaak en inhoud van een document template aanpassen met de editor die je krijgt als je de template bewerkt. Hieronder een aantal mogelijkheden:
Tekst aanpassen
Je kunt de tekst in je template aanpassen door tekst aan te klikken, aan te passen en de template op te slaan.
Je kunt voor de tekst ook gebruikmaken van variabelen die in Bas beschikbaar zijn. Zo kun je bijvoorbeeld notities voor de klant in het document template slepen.
Afbeeldingen aanpassen
Je kunt op een afbeelding klikken, in de editor verschijnt dan de optie deze te bewerken of een afbeelding te uploaden die de bestaande afbeelding vervangt.
Elementen toevoegen
Je kunt elementen aan het template toevoegen door vanuit 'inhoud' deze elementen te selecteren en deze in de template te slepen
Een nieuw document template maken
Je kunt een nieuw document template aanmaken via instellingen > werkwijze > document templates en daar nieuwe template aan te klikken.
Voor de verschillende type documenten (offerte, factuur, contract) kun je nieuwe templates aanmaken. Kies het gewenste type, kies een naam, klus type waar het voor gebruikt gaat worden. Kies tenslotte het bestaande template waar het nieuwe template op gebaseerd zal worden.
De nieuwe template wordt aangemaakt en verschijnt in de lijst met templates. Hierna is de template naar wens aan te passen.