Startgids: Declaraties voor de Backoffice

Verhuizers kunnen uitgaven maken die tot de bedrijfskosten behoren. Wanneer ze deze via de Bas-app indienen, kun je deze moeiteloos controleren en goedkeuren via de backoffice. Zo behoud je overzicht en kun je de kosten eenvoudig verwerken.

Om de lijst van openstaande declaraties te bekijken, ga je simpelweg naar 'HRM' in het hoofdmenu, waarna je op 'Declaraties' klikt die je kunt vinden in het tabbladenmenu.

Wanneer een medewerker een declaratie doorgeeft, komt deze automatisch in de status 'In afwachting'. Zit er toch een foutje in de declaratie? Geen nood. Je kan deze 'Afkeuren' met een reactie, waarna hij in de status 'Afgekeurd' terechtkomt. Vervolgens kan de medewerker de declaratie bijwerken met de correcte informatie via zijn medewerkers app, of de declaratie volledig annuleren. Annuleren kan uiteraard ook via de backoffice. In dat geval krijgt de declaratie de status 'Geannuleerd' en verdwijnt deze uit het overzicht van goed te keuren declaraties.

Is de declaratie helemaal in orde? Dan kan je deze 'Goedkeuren'. Je hebt hier de mogelijkheid om het bedrag te wijzigen en een kort berichtje achter te laten. De status wordt dan gewijzigd naar 'Goedgekeurd'. Vanaf dit punt kun je de declaratie alsnog 'Annuleren', of markeren als 'Betaald'. Als je de declaratie als betaald markeert, kan je aangeven wanneer en hoeveel er betaald zal worden of is.

Bij het overzicht van declaraties, hebben we onze vernieuwde tabellen in gebruik genomen. Je kunt deze nu volledig naar wens indelen. Plus, je kunt het overzicht ook exporteren naar Excel, CSV of zelfs printen. Voor meer details over onze nieuwe tabellen, klik hier.

In dit overzicht vind je alle belangrijke informatie over de declaraties. Standaard laat het overzicht alleen de declaraties zien die niet zijn geannuleerd of nog niet als betaald zijn gemarkeerd. Dus je ziet de datum van de uitgaven, wie de kosten heeft gemaakt (met medewerkersnummer), wat de kosten precies waren (volgens de medewerker), in welke categorie de kosten vallen, wat het totaalbedrag was en natuurlijk de status van de declaratie.

Over het algemeen zal de medewerker de kosten indienen via de Bas medewerker app. Maar stel, je wilt toch een keer zelf kosten declareren. Simpel. Klik op de 'Declaratie toevoegen' knop en vul de nodige informatie in. Mocht je een bonnetje hebben, kun je die ook uploaden. Klik daarna op 'Declaratie toevoegen' om je declaratie te voltooien. Eenmaal gemaakt, is de declaratie direct klaar om nagelopen te worden.

Bekijk hier een eenvoudige stap-voor-staphandleiding!

Of je nu zelf informatie hebt ingevuld, of dat een medewerker dit heeft gedaan, alle info over declaraties vind je terug in het declaratieoverzicht. Kies een declaratie en kijk eens aan, daar verschijnt rechts op je scherm de declaratie-informatie. Je vindt hier de omschrijving, wie de declaratie heeft ingediend, de categorie, het bedrag, wanneer het is aangevraagd en tot welke taak de kosten behoren. Maar dat niet alleen! Je ziet ook wie de declaratie heeft afgekeurd of goedgekeurd, wie het heeft gemarkeerd als uitbetaald, wanneer dat is gebeurd en wat er eventueel is gereageerd.

Het is ook mogelijk om de categorieën waarin de declaraties zijn ingedeeld, aan te passen als dat nodig is. Klik hier voor documentatie hoe je dat moet doen.

Soms vergeten verhuizers een declaratie te koppelen aan de bijbehorende taak. Geen zorgen, je kunt dit gemakkelijk corrigeren. Selecteer de betreffende declaratie en pas in het rechterpaneel bij 'gerelateerde informatie' de koppeling aan.

Bekijk hier een eenvoudige stap-voor-staphandleiding!

Een declaratie afkeuren doe je zo: ga naar de declaratie en druk op 'Afwijzen' die je rechts in het scherm ziet. Geef daarna even aan waarom je hem hebt afgewezen.

Bekijk hier een eenvoudige stap-voor-staphandleiding!

Is een declaratie afgewezen? Dan ziet de medewerker dat direct in de medewerker app. Hij of zij kan dan zelf de declaratie wijzigen of annuleren.

Klik hier om naar de documentatie te gaan voor de medewerker!

Een declaratie goedkeuren is simpel: klik bij de desbetreffende declaratie aan de rechterkant van je scherm op 'Goedkeuren'. Vergeet niet een reactie achter te laten en het bedrag in te vullen dat je goedkeurt.

Bekijk hier een eenvoudige stap-voor-staphandleiding!

Zodra een declaratie is goedgekeurd, komt de volgende stap; uitbetalen! Als je dat eenmaal hebt gedaan, dan kun je de declaratie als betaald markeren. Klik hiervoor op de knop 'Markeer als betaald'. Vervolgens vul je het uitbetaalde bedrag in en geef je aan wanneer het is of wordt uitbetaald. Hierna verdwijnt de declaratie uit het overzicht, maar maak je geen zorgen! Je kan de declaratie nog terugvinden door te filteren op 'betaald' als je later nog eens de gegevens wil inzien.

Bekijk hier een eenvoudige stap-voor-staphandleiding!