Een dossier sluit je op twee manieren af: je rondt het af als het werk is gedaan, of je annuleert het als het niet doorgaat. Allebei doen ze meer dan alleen de status veranderen — ze ruimen ook op wat er nog open staat. Daarom werken ze met dezelfde dialoog, die je van boven naar beneden doorleest.
Beide acties vind je op het dossier, bij de knoppen bovenaan of onder Meer acties.
Afronden kan pas als het dossier op Afhandelen staat. Staat het nog op Ingepland of in uitvoering, gebruik dan eerst Naar afhandelen. Annuleren kan juist in de fases dáárvoor.
De dialoog van boven naar beneden
Bovenaan staat wat er met de status gebeurt, bijvoorbeeld Status: Afronding → Afgerond (na afronden). Daaronder staan alleen de onderdelen die op dít dossier van toepassing zijn. Is er niets aan de hand, dan zie je vooral groene vinkjes.
Dit gebeurt bij het afronden (of annuleren) — wat er sowieso verandert: het dossier wordt gesloten en op de nieuwe status gezet.
Dit kun je nu afhandelen — regels met een vinkje die je zelf aan- of uitzet. Deze groep verschijnt alleen als er daadwerkelijk iets open staat. Klik op het aantal om te zien waar het om gaat.
Al in orde — groene vinkjes voor alles wat al geregeld is. Hier hoef je niets mee.
Blijft open staan — punten die je hier níet kunt oplossen. Je kunt gewoon doorgaan, maar je weet dan dat er later nog iets ligt.
Opslag — verschijnt alleen als er opslag aan het dossier hangt. Hier moet je kiezen.
Bevestigen — je typt de dossiercode over.
Wat je kunt aanvinken
Wat er in de lijst staat hangt af van het dossier. Mogelijke regels:
Openstaande taken sluiten
Toekomstige afspraken verwijderen — losse afspraken die nog in de planning staan
Herhaalafspraken stoppen — een lopende reeks wordt beëindigd
Schades sluiten
Losse items annuleren — verwachte transportitems
Colli annuleren — bij het annuleren van een transportdossier
De meeste vinkjes staan alvast aan, maar niet allemaal — en het verschilt per actie:
Schades staan altijd uit. Een schade loopt vaak door nadat het dossier dicht is, dus die sluit je bewust of niet.
Openstaande taken staan bij annuleren aan en bij afronden uit. Gaat de klus niet door, dan vervallen de taken meestal; is de klus gedaan, dan kan er nog werk openstaan dat je wilt bewaren.
Opslag die nog aan het dossier hangt
Staan er nog spullen van de klant in de opslag, dan moet je kiezen wat daarmee gebeurt. Zonder keuze kun je niet verder:
Opslag legen zonder factuur — de opslag wordt leeggemaakt en losgekoppeld, er komt geen factuur.
Opslag legen en factureren — er wordt gefactureerd tot de geleegd-op datum, daarna wordt de opslag leeggemaakt. Die datum vul je zelf in.
Opslag laten staan — de opslag blijft aan de klant en het dossier gekoppeld, de spullen blijven staan.
Wat er open blijft staan
Sommige dingen kun je in deze dialoog niet regelen. Je ziet ze wel, zodat je niet voor verrassingen komt te staan:
Facturatiemomenten die nog niet gefactureerd zijn. Klik op het aantal om ze te bekijken. Sluit je het dossier, dan blijft dat factuurwerk gewoon bestaan.
Dozen en materialen die nog bij de klant liggen.
Taken die je niet hebt aangevinkt.
Annuleren
Bij annuleren gaat het dossier naar Geannuleerd. De opbouw is dezelfde, maar de vinkjes zijn ingesteld op opruimen: openstaande taken, toekomstige afspraken, herhaalafspraken en colli staan standaard aan.
Afronden
Bij afronden lees je bovenin waar je aan toe bent. Is alles geregeld, dan staat er dat je het dossier kunt afronden. Staat er nog iets open, dan meldt Bas dat het dossier nog niet volledig is afgehandeld — je kunt die punten eerst oplossen, of het afronden forceren.
Bij een transportdossier met openstaande colli kies je bovendien per collo een eindstatus: afgeleverd bij de klant, gesloten of geannuleerd.
De dossiercode overtypen
Wordt er iets afgehandeld, dan vraagt Bas je onderaan de dossiercode over te typen, bijvoorbeeld 2023-00055. Pas als die klopt, wordt de knop bruikbaar. Dat is met opzet een kleine drempel: afronden en annuleren kun je niet ongedaan maken.
Bij annuleren wordt de code altijd gevraagd. Bij afronden alleen als er ook echt iets wordt afgehandeld — staat alles al in orde en vink je niets aan, dan kun je meteen op Dossier afronden klikken.
Achteraf terugzien wat er is gebeurd
Wat de dialoog heeft opgeruimd, komt in de tijdlijn van het dossier te staan. Je leest daar bijvoorbeeld "Dossier geannuleerd", "3 taken gesloten" of "5 colli geannuleerd". Zo kun je later nagaan wat er precies is afgehandeld.