Beschikbaarheid en werkrooster: wat is het verschil?
Op de pagina van een medewerker (HRM > Medewerkers > tab Beschikbaarheid) vind je twee blokken die op elkaar lijken, maar elk een andere vraag beantwoorden:
Blok | Beantwoordt de vraag | Voorbeeld |
Werkrooster | Hoevéél uur werkt iemand? | Maandag 8 uur, woensdag 4 uur |
Beschikbaarheid | Wannéér werkt iemand? | Maandag van 08:00 tot 16:30 |
Het werkrooster: hoeveel uur
In het werkrooster vul je per weekdag het aantal uren in, bijvoorbeeld maandag 8, dinsdag 8, woensdag 4. Werkt iemand om de week een ander rooster? Dan vul je een even en een oneven week in.
Deze uren bepalen:
Hoeveel uur er van de medewerker verwacht wordt in de urenregistratie (de "te registreren" uren per dag)
De urenberekening bij verlofaanvragen
De capaciteit in de planning: hoeveel uur iemand op een dag inplanbaar is
Let op: Vul altijd beide weken in, ook als het rooster elke week hetzelfde is. Een lege week betekent: niet beschikbaar in die weken.
De beschikbaarheid: tussen welke tijden
In de beschikbaarheid-grid vul je per weekdag een begintijd en eindtijd in. Dit is het vaste dagritme van de medewerker: "Piet begint altijd om 06:00 in de loods", of "Ahmed draait de avondploeg van 14:00 tot 22:00".
Bas gebruikt die tijden als voorzetje op drie plekken:
Urenregistratie — de voorgestelde start- en eindtijd van een werkdag, als er geen planning is waaruit de tijden al blijken
Verlof — de van- en tot-tijden die alvast ingevuld worden bij een verlofaanvraag, en de bepaling of een verlofdag als hele dag telt
Medewerker-app — het deel van de dag dat als werktijd wordt getoond
Wat als je niets invult?
Dan valt Bas terug op de standaard werktijden van het bedrijf (uit de bedrijfsinstellingen). Voor medewerkers die de normale bedrijfstijden draaien hoef je hier dus niets in te vullen.
Tip: Vul de beschikbaarheid alleen in voor medewerkers met een afwijkend dagritme, zoals een vroege loodsdienst of een avondploeg. Zo krijgen zij het juiste tijdvoorstel bij hun uren, en houd je het beheer simpel.
Ze werken samen
De twee blokken vullen elkaar aan: het werkrooster zegt hoeveel uur, de beschikbaarheid zegt tussen welke tijden. Heeft iemand 4 contracturen binnen een beschikbaarheid van 8 uur (bijvoorbeeld 08:00–16:00)? Dan zijn de contracturen leidend voor het aantal: er wordt 4 uur verwacht, gestart op de begintijd uit de beschikbaarheid.
Flexkrachten zonder contracturen
Voor oproep- en inhuurkrachten zonder vaste uren in het werkrooster doet de beschikbaarheid iets extra's: de lengte van het tijdvak bepaalt dan of en voor hoeveel uur de medewerker in de dagplanning als beschikbaar verschijnt.
Sporadische beschikbaarheid
Onder de vaste beschikbaarheid vind je de sporadische beschikbaarheden: een afwijking voor één specifieke datum. Bijvoorbeeld: een medewerker die normaal vrij is op vrijdag, maar op één specifieke vrijdag toch kan werken. Een sporadische beschikbaarheid gaat altijd vóór op het vaste ritme.
De volgorde die Bas hanteert voor het bepalen van de werktijden:
Sporadische beschikbaarheid (voor die specifieke datum)
Beschikbaarheid-grid (het vaste dagritme per weekdag)
Standaard werktijden van het bedrijf (uit de instellingen)
Tips
Werkrooster altijd invullen. Dit bepaalt de verwachte uren en de planbaarheid van de medewerker.
Beschikbaarheid alleen bij afwijkende diensten. Standaard bedrijfstijden? Laat de grid leeg.
Flexkrachten: geef ze óf contracturen óf een beschikbaarheid, anders verschijnen ze niet als beschikbaar in de planning.
Eenmalige afwijking? Gebruik de sporadische beschikbaarheid, pas niet het vaste ritme aan.
Meer weten?
Beschikbaarheid van vaste medewerkers - Beschikbaarheid in de planning en sporadische beschikbaarheid
Beschikbaarheid inhuurkracht langere periode - Inhuurkrachten beschikbaar maken via HRM
Invoeren medewerkers - Medewerkers, contracten en rollen