Dossiers opruimen en bulkacties

Na verloop van tijd stapelen dossiers zich op. Offertes die nooit zijn getekend, dossiers uit voorgaande jaren die nooit zijn afgesloten, klussen die niet doorgingen. Als je hier niets mee doet, vertroebelt dat je overzicht. Filters geven vervuilde resultaten, je werklijst wordt onoverzichtelijk en collega's weten niet meer welke dossiers actief zijn.

In dit artikel leer je hoe je oude dossiers opruimt, factuurmomenten bulk-uitzet en het verschil tussen annuleren en heropenen.

Annuleren vs. verwijderen

Het belangrijkste om te weten: dossiers zijn in Bas niet verwijderbaar. Dit is bewust zo ontworpen. Alle data moet traceerbaar blijven voor je administratie.

Actie	Wat er gebeurt	Data bewaard?
Annuleren	Het dossier krijgt de status "Geannuleerd" en verdwijnt uit je actieve werklijst en zoekresultaten	Ja, alles blijft intact
Heropenen	Een geannuleerd dossier wordt weer actief. Alle data is er nog: klantgegevens, offerte, planning, materialen, notities	Ja, alles is er nog
Verwijderen	Niet mogelijk	Niet van toepassing

Tip: Annuleren is geen definitieve actie. Je kunt een geannuleerd dossier altijd heropenen. Het is alsof je nooit bent weggeweest: alle offertes, events en materiaalregistraties staan er gewoon nog.

Let op: Een klant kan wel verwijderd worden (vanwege AVG), maar een dossier niet. Annuleren is de enige manier om een dossier uit je actieve werklijst te halen.

Stap 1 - Een enkel dossier annuleren

Open het dossier dat je wilt annuleren
Klik op Bewerken
Klik op Annuleren (of kies de status "Geannuleerd")
Bevestig de annulering

Verwacht resultaat: het dossier verdwijnt uit je actieve werklijst en zoekresultaten. Via het filter "Geannuleerd" kun je het altijd nog terugvinden.

Stap 2 - Een geannuleerd dossier heropenen

Het komt regelmatig voor dat een klant annuleert en later terugkomt. Heropenen is dan de snelste route.

Ga naar je dossieroverzicht
Stel het filter in op Geannuleerd
Zoek het dossier op (via klantnaam, projectcode of dossiernummer)
Open het dossier
Klik op Heropenen

Verwacht resultaat: het dossier is weer actief met alle oorspronkelijke data: klantgegevens, offerte, planning, materialen en notities.

Tip: Heropenen is veel sneller dan een nieuw dossier aanmaken. Je hoeft geen gegevens opnieuw in te voeren.

Stap 3 - Factuurmoment uitzetten

Niet elk dossier heeft een factuur nodig. Denk aan dossiers waar je alleen dozen hebt geleverd, testdossiers of dossiers die om een andere reden geen factuur vereisen. Als je het factuurmoment niet uitzet, blijven deze dossiers verschijnen in je "mist factuur"-lijst.

Open het dossier
Klik op Bewerken
Zoek het veld Factuurmoment
Zet het vinkje uit
Klik op Opslaan

Verwacht resultaat: het dossier verdwijnt uit de filterlijst "Mist nog een factuur". Het dossier zelf blijft gewoon bestaan.

Tip: Gebruik dit voor dossiers die geen factuur meer nodig hebben. Zo blijft je "mist factuur"-overzicht betrouwbaar en weet je zeker dat alles wat daar staat ook echt nog gefactureerd moet worden.

Stap 4 - Oude dossiers in bulk opruimen

Als je langere tijd dossiers niet hebt bijgehouden, kun je eindigen met honderden of zelfs duizenden dossiers die nog openstaan terwijl er niets meer mee gaat gebeuren. Bijvoorbeeld dossiers uit 2022 of 2023 die nog in de status "Offerte" staan.

Inventariseren wat er openstaat

Ga naar het dossieroverzicht
Filter op projectcode of jaar (bijvoorbeeld "2023" of "2024")
Filter eventueel op status (bijvoorbeeld "Offerte" of "Nieuw")
Filter op type klant als dat relevant is (particulier of zakelijk)
Bekijk het resultaat: hoeveel dossiers staan er nog open?

Tip: Gebruik de filteroptie op projectcode om per jaar te filteren. Zo zie je snel hoeveel dossiers er per jaar nog openstaan. Voorbeeld: "2024 - zakelijk - doorgezet - 43 dossiers die nog geen factuur hebben."

Beslissen wat er moet gebeuren

Loop de lijst door en bepaal per groep dossiers:

Situatie	Actie
Offerte nooit getekend, dossier is ouder dan een jaar	Annuleren
Klus is uitgevoerd maar factuur is niet meer nodig	Factuurmoment uitzetten
Klus is uitgevoerd en factuur is verstuurd en betaald	Doorzetten naar "Afgerond"
Dossier is nog relevant (lopende opdracht of openstaande factuur)	Niets doen, gewoon bijhouden

Bulk doorzetten of afsluiten via Bas Support

Voor grote aantallen dossiers (tientallen tot duizenden) kun je een bulk-opruimactie laten uitvoeren:

Exporteer de lijst met openstaande dossiers
Loop de lijst door en markeer welke dossiers nog relevant zijn
Neem contact op met Bas Support en geef aan welke dossiers bulk-geannuleerd of doorgezet moeten worden
Bas Support kan factuurmomenten bulk-uitzetten en oude dossiers bulk-doorzetten of afsluiten

Let op: Oude jaren (twee jaar of ouder) kun je vrijwel altijd in bulk afsluiten. Er gaat niets meer gebeuren met dossiers die zo lang openstaan. Focus je aandacht op het huidige en vorige jaar.

Verwacht resultaat: na de opruimactie heb je een schone werklijst. Alleen relevante dossiers staan nog open.

Stap 5 - Filters gebruiken om je werklijst schoon te houden

Na het opruimen wil je voorkomen dat de rommel zich opnieuw ophoopt. Gebruik de ingebouwde filters om overzicht te houden:

Filter	Wat je ziet	Wanneer gebruiken
Status: Geannuleerd	Alle geannuleerde dossiers	Om een eerder geannuleerd dossier terug te vinden
Status: Afhandelen > Mist factuur	Dossiers die nog gefactureerd moeten worden	Wekelijkse check op openstaande facturatie
Projectcode + jaar	Alle dossiers van een specifiek jaar	Kwartaal- of jaarlijkse opruimactie
Type: Zakelijk / Particulier	Dossiers per klanttype	Gerichte opvolging per segment

Wanneer opruimen?

Maak er een terugkerend moment van. Hoe vaker je opruimt, hoe minder werk het is.

Frequentie	Wat je doet
Wekelijks	Check de "mist factuur"-lijst. Zet factuurmomenten uit bij dossiers die geen factuur meer nodig hebben.
Per kwartaal	Loop openstaande dossiers van het vorige kwartaal door. Annuleer dossiers waar niets meer mee gaat gebeuren.
Jaarlijks	Sluit alle dossiers van twee jaar of ouder af. Exporteer de lijst, controleer of er nog relevante dossiers tussen zitten, en laat de rest bulk-afsluiten.

Tip: Plan het jaarlijkse opruimmoment in januari. Dan sluit je het voorgaande jaar netjes af en begin je het nieuwe jaar met een schone werklijst.

Tips

Annuleer in plaats van negeren. Een dossier dat je laat staan vervuilt je filters en werklijst. Annuleren kost twee klikken.
Zet factuurmomenten uit als er geen factuur komt. Zo blijft je "mist factuur"-overzicht betrouwbaar.
Heropenen is altijd mogelijk. Maak je geen zorgen dat je data kwijtraakt bij annuleren. Alles blijft bewaard.
Gebruik filters actief. De software biedt filters op status, jaar, klanttype en meer. Gebruik ze om grip te houden op je dossiers.
Plan opruimmomenten in. Net als je kantoor opruimt, moet je ook je digitale werklijst bijhouden. Kwartaal of jaarlijks is voldoende.
Grote opruimacties via Bas Support. Bij honderden dossiers hoef je niet alles handmatig te doen. Laat Bas Support een bulkactie uitvoeren.

Let op

Dossiers zijn niet verwijderbaar. Probeer niet te zoeken naar een verwijderknop. Die bestaat niet. Annuleren is de juiste actie.
Geannuleerde dossiers tellen niet mee in rapportages. Houd hier rekening mee als je statistieken bekijkt: geannuleerde dossiers zijn uitgesloten van je slagingspercentages en omzetcijfers.
Factuurmoment uitzetten is niet hetzelfde als annuleren. Bij het uitzetten van het factuurmoment blijft het dossier actief, het verdwijnt alleen uit de "mist factuur"-lijst.
Bulk-opruimen is eenmalig. Na de grote opruimactie is het de bedoeling dat je zelf bijhoudt welke dossiers je annuleert of afrondt. Werk zoals het systeem bedoeld is.
Controleer voor je bulk-afsluit. Loop altijd de lijst door voordat je dossiers in bulk laat afsluiten. Er kan een dossier tussen zitten dat nog relevant is.

Volgende artikel: De medewerker app installeren en inloggen